Hei

Holder på å legge inn dokumentasjonen i arkivplanen for ansvar, rutiner og rettigheter knyttet til oppretting, mottak og utveksling og bruk av arkivdokumenter fra deres fagsystem – spørsmålene er hentet i fra:

Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer - Arkivverket

Dere legger inn opplysningene i skjemaet. Dersom noe er uforståelig så ta kontakt.

Brukerrettigheter:	Her skrives navnet på fagsystemet : PROFIL	Merknader:
Beskriv hvem som har ansvaret for å tildele og oppdatere brukerrettigheter i arkivsystemet. Med brukerrettigheter menes hva en bestemt bruker har tilgang til å lese og gjøre i arkivsystemet. Dette kan være en enhet eller rolle i organisasjonen, eller bestemte medarbeidere.	Aud Varsi	Rolle som systemansvarlig i Profil.
Beskriv også hvilke situasjoner som utløser endringer i brukerrettigheter, som eks. nytilsettelser, endringer i stilling, eller at ansatte slutter. Hvem skal melde om endringer, hvordan skal meldingen gis, og hva skal den inneholde?	Profil er fagsystem i pleie – og omsorg. Rettigheter tildeles etter funksjonsgrupper der den ansatte arbeider. Leder eller den vedk.	Tilgang til postjournal har saksbehandlere i sin avdeling. Leder har ansvar å sende ferdigstille og sende ut svarbrev via svar-ut. Ved bruk av svar-ut har de også automatisk arkivert. Er usikker på hva sp. handler om!
Roller
I et arkivsystem er det ofte definert et sett med roller som har forskjellige tilganger og rettigheter i systemet. Eksempler på slike roller kan være arkivar, saksbehandler, leder, systemansvarlig osv. En arkivar har ofte full tilgang til å lese og skrive/registrere på alle saker, mens en saksbehandler har begrenset tilgang. Beskriv hvem som har rett til å tildele de ulike rollene til de som skal jobbe i systemet, og hvilke rettigheter og begrensninger disse rollene har. For eksempel:	Adgang til å opprette journalposter og dokumenter : 4 avdelinger; I fagsysemtet Profil: Tana hjemmetjenester, Tana sykeavdeling, Botjeneste og Helseavdeling skal «skanne inn inngående søknader, henvisninger o.l. Adgang til funksjoner for registrering og retting: Adgang til å registrere merknader: Rett til å autorisere saksbehandlere i systemet med hensyn til registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper:
Signering og digital signatur
Lag en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal signeres og regler for hvordan dette skal foregå. Dette inkluderer alle former for signering, inkludert kulepenn på papir, godkjenningsflyt i det elektroniske arkivsystemet og digital signatur. Hvis dere bruker eller skal ta i bruk digital signatur; Lag en oversikt over hvilke typer dokumenter som skal godkjennes digitalt.	Ved bruk av Svar-UT er det leder i PLO-avdelinger som signerer, + assisterende leder. Avdeling Tana hjemmetjenester har i tillegg til nevnte PLO-rådgiver og PLO-konsulent anledning å signere.
Kvalitetssikring
Beskriv hvem som har ansvaret for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet, hva som skal kontrolleres og når det skal skje, for eksempel: tittel i henhold til skriveregler, at skanning er korrekt, journalpost på riktig sak, evt. avskrivning, offentlighetsvurdering, tilgangskoder, arkivkode/sakstittel.	Alle 4 avdelinger i PLO har selv ansvar for dette. PLO-rådgiver har utformet skriveregler «steg for steg» som veileder ved bruk av el.arkiv og Svar-ut. (oktober 2020)
Registrering, journalføring og arkivering
Beskriv hvilke rutiner og prosedyrer som gjelder for dokumenter som sendes og mottas, og hvem som har ansvaret. Dette gjelder også for dokumentasjon som ikke kommer inn til felles e-postmottak. Det er for eksempel viktig å ha gode rutiner for dokumentfangst av arkivpliktig dokumentasjon som kommer direkte til saksbehandleres e-post.	Alle avdelinger i PLO har selv ansvar for dette.
Rutiner
Beskriv hvilke rutiner og prosedyrer som gjelder for dokumenter som sendes og mottas, og hvem som har ansvaret. Dette gjelder også for dokumentasjon som ikke kommer inn til felles e-postmottak. Det er for eksempel viktig å ha gode rutiner for dokumentfangst av arkivpliktig dokumentasjon som kommer direkte til saksbehandleres e-post.	Alle avdelinger i PLO har selvstendig ansvar.	Er usikker om alle dokumenter jf «dokumentfangst» er godt nok.
Prosedyrer ved driftsstans
Beskriv hvilke rutiner som gjelder for registrering og arkivering hvis arkivsystemet er midlertidig ute av drift. Ved kortere nedetid (1-2 dager) kan det være greit å utsette registrering av inn- og utgående post. I tilfelle lengre nedetid skal man ha rutiner for å håndtere dette. Det kan for eksempel være å føre journalen på papir.
Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter
Sikker oppbevaring av elektronisk dokumentasjon er avgjørende for tilliten til at dokumentasjonen forblir uendret og anvendelig. Den skal kunne hentes frem igjen med samme bevisverdi lenge etter at den ble dannet, selv om teknologien og arkivsystemene har endret seg. Derfor er det nødvendig å dokumentere hvordan elektroniske arkivdokumenter blir oppbevart, vedlikeholdt og sikret.	Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes: Profil/-VSA hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir: ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder - tidspunkt for konvertering - retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk: en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot: iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.
Lagringsmedier og arkivformat: Beskriv lagringsmediet for det elektroniske arkivsystemet (for eksempel en datamaskin, lokal server eller server i nettsky), og eventuelt om systemet lagrer arkivdokumentene gjennom integrasjon til et Noark-system eller til en Noark-kjerne.	Profil pr tiden versjon 8.80 og VSA (Noark).
List opp arkivformatene som arkivdokumentene lagres i. Arkivformat er et standardisert format for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter. Det kan være ulike arkivformat for de forskjellige produksjonsformatene som de elektroniske dokumentene produseres i. For eksempel kan beskrivelse være at produksjonsformatene Word og Excel konverteres til arkivformat i PDF-A.
b - Elektronisk arkivering og arkivering på papir Her definerer organet selv saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk og hvilke som av juridiske eller administrative årsaker skal arkiveres på papir. Det kan for eksempel være at man velger å arkivere underskrevne kontrakter på papir.	Vederlag for opphold i institusjon lagres i VSA jf saksbehandling i fagsystem Profil. I tillegg er det opprettet mappe hvor alle dokumenter samles. Mappene oppbevares etter alfabetet i arkivrom kjeller på Tana helsesenter.
c - Konvertering og papirkassasjon Beskriv tidspunkt for når konverteringen fra produksjonsformat til arkivformat skjer i det elektroniske systemet. Konvertering skjer når produksjonsformatet blir omgjort til et annet format (arkivformat), slik at dokumentet kan leses og bearbeides med en annen programvare enn den som ble brukt til å framstille dokumentet. Tidspunktet når dette skjer kan for eksempel være når dokumentet journalføres, når saken merkers ferdig eller når saken får status som avsluttet. Beskriv også hvem som har ansvar for at konvertering til arkivformat skjer. Utarbeid en rutine for kassasjon av papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk i systemet. Med kassasjon menes å destruere, makulere, brenne eller på annen måte tilintetgjøre papirdokumentene etter skanning. Dere må selv vurdere hvor lenge det er behov for å ta vare på papirformatet etter skanningen er utført og kvalitetssikret. Det kan for eksempel være 3 eller 6 måneder etter skanning. Beskriv også hvem som har ansvar for at kassasjon av papirversjonen blir utført. Se også § 3-6 om destruksjon av papirversjon etter skanning.
C Periodisering og vedlikehold Utarbeid en plan som beskriver hvordan arkivsystemet skal periodiseres. Å periodisere betyr å sette et kontrollert tidsskille i arkivet. Det kan være forskjellige rutiner for periodisering for ulike arkivdeler innenfor det aktuelle arkivsystemet. Planen må si noe om: Når skal periodisering utføres? Hvilken metode for periodisering skal benyttes, skarpt eller mykt periodeskille? Hvordan skal arkivmaterialet vedlikeholdes inntil det overføres til arkivdepot, for eksempel rutiner for sikkerhetskopiering.
Beskyttelse og informasjonssikkerhet Beskriv hvordan arkivdokumentene skal beskyttes og hvordan dere skal ivareta informasjonssikkerheten i det elektroniske systemet. Dere skal ha rutiner og tiltak for å sikre at kun autoriserte personer har adgang til dokumentene, at dokumentene ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende og at de er tilgjengelige ved behov. Dette kan blant annet omfatte krav til autentisering ved innlogging, system for tildeling av brukerrettigheter og rutiner for skjerming, kryptering og sikkerhetskopiering. Dere skal også ha rutiner for tilgang til papirdokumenter som er skannet frem til disse blir kassert. Rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter vil normalt være fastsatt i systemdokumentasjonen og i oppsettet av tilganger og brukerrettigheter i det elektroniske systemet. Rutiner kan også være utarbeidet i forbindelse med kartlegging av personopplysninger i henhold til GDPR. Dere kan også vise til organets generelle internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet. Se veiledning hvordan dette kan utarbeides på Difis nettside.
Destruksjon av papirversjonen etter skanning Arkivskaper kan ved skanning omgjøre arkivdokumenter på papir til elektroniske dokumenter. Papirversjonen av arkivdokumentene kan deretter destrueres. For å sikre at informasjon ikke går tapt under denne prosessen må dere fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanningen er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før papirversjonen destrueres. I retningslinjene skal dere beskrive hvem som har ansvar for hva, hvordan skanningen foregår og hvilke rutiner dere har for å kvalitetssikre dokumentet som er skannet inn. Å kvalitetssikre betyr at dere for eksempel må sjekke at alt har kommet med i konverteringen og at dokumentet lar seg åpne og lese.
OBS! I noen tilfeller kan man ikke destruere papiroriginalen selv om dokumentet er skannet og bevart elektronisk. Dette gjelder hvis: Originaldokumentet må bevares av juridiske årsaker, for eksempel ved krav om håndskrevet signatur. Originaldokumentet er fra før 1950. Originaldokumentet har egenverdi som gjenstand, såkalt særskilt historisk verdi. Dette er aktuelt hvis for eksempel innholdet eller bruken av dokumentet tilsier at man bør ta vare på det i originalversjon. Et eksempel er at Statsministerens kontor har fått invitasjon til kronprinsbryllup. Det vil være noe annet å holde det i hånden enn å se det på en skjerm. Se veileder for vurdering av særskilt historisk verdi. Riksarkivaren har bestemt det i et enkelttilfelle.